Was ist ein CMS?
Ein System zur Verwaltung von Inhalten – ja, schon. Aber was macht ein Content-Management-System (CMS) genau? Und vor allem: was unterscheidet ein CMS von einem HTML-Generator wie FrontpageExpress oder Yahoo!Sitebuilder? Grundsätzlich scheinen die Grenzen zwischen beiden fließend. Und in der Tat bezeichnen viele Hersteller von HTML-Generatoren ihre Systeme als CMS, wohingegen viele CMS keine HTML-Generatoren sind. Die Grundidee zwischen HTML-Generator und CMS ist nämlich eine ganz andere.
Trennung von Layout und Inhalt
HTML-Generatoren arbeiten nach einem ganz einfachen Prinzip: Per Mausklick und mit einfachen Texteingaben kann man sich ohne Programmierkenntnisse eine Reihe von Internetseiten "zusammenklicken". Diese Seiten können über eine Navigation miteinander verbunden werden und schon hat man eine Website. Meist arbeiten die Generatoren rein visuell orientiert auf WYSIWYG-Basis, das heißt, man arbeitet mit einer graphischen Oberfläche, auf der die einzelne Seite schon während der Erstellung ungefähr so dargestellt wird, wie sie später aussieht.
CMS in ihren vielfältigen Formen und Ausbaustufen haben einen vollständig anderen Ansatz. Zwar kann man auch mit diesen Systemen Internetpräsenzen ohne Programmierkenntnisse aufbauen, aber das ist nicht der eigentliche Sinn, sondern ein vorteilhafter Nebeneffekt. Vielmehr liegt der Zweck bei einem CMS in der Verwaltung vieler Folge- und Unterseiten, der Inhalte dieser Seiten sowie der Seitenstruktur. Um diese Verwaltung für die Betreiber so einfach wie möglich zu machen, werden in einem CMS das Layout mit den Design-Grafiken von den eigentlichen Inhalten getrennt aufbewahrt. Meist schlummern die textlichen Inhalte und die Metadaten zu digitalen Assets in einer Datenbank, das Layout liegt als leere Vorlage irgendwo auf dem Server. Beides wird erst auf Anforderung des Besuchers der Website zusammengefügt und gemeinsam dargestellt.
Kontinuierlicher Ausbau und Pflege vieler Seiten bedingen ein CMS
Der Unterschied zwischen den beiden Ansätzen liegt in der Art, wie mit den Seiten umgegangen wird.
Bei HTML-Generatoren liegen die Seiten einzeln gespeichert vor. Das wirft solange keine Probleme auf, wie die Anzahl der Seiten der Site insgesamt überschaubar bleibt. Jedoch macht jede Änderung, die sich global auf alle Seiten auswirkt, das Öffnen jeder einzelnen Seite nötig. Bei großen Sites wie dem 
Online-Magazin für Content Manager, cm4u.net, würde das beispielsweise bedeuten: um im Copyright-Hinweis im Fuß der Seite das Jahr zu ändern, müssten mehrere hundert Seiten geöffnet und geändert werden.
Bei einem CMS liegt das Layout als leeres Template vor. Inhalte jedweder Art werden dynamisch eingefügt. Die Jahreszahl würde hier einmalig geändert und das würde sich auf alle bestehenden und alle zukünftig entstehenden Seiten auswirken. So ist es zum Beispiel auch möglich, die vorliegenden Inhalte in einem gänzlich anderen Layout darzustellen. Man muss lediglich die Vorlage, das Template , austauschen. Oder man kann dieselben Inhalte in mehreren unterschiedlichen Websites bereitstellen, die auch alle ein anderes Design/Layout haben.
Arbeit mit mehreren Benutzern mit unterschiedlichen Rechten
Die meisten CMS ermöglichen es, mit mehreren Benutzern an unterschiedlichen Teilen der Präsenz gleichzeitig zu arbeiten. Dabei greifen in der Regel Sicherheits-, Kontroll- und Freigabeverfahren, die unbeabsichtigtes oder ungeprüftes Veröffentlichen von Inhalten verhindern. Das bedeutet, dass alle Seiten, die mit einem CMS erstellt werden, in unterschiedlich scharf eingestellten Workflow eingebunden werden. So können beispielsweise Artikel an einen Korrektor zum Fehlerlesen und anschließend an den Zuständigen zur Freigabe geleitet werden. Oder man leitet inhaltskritische Artikel erst an die Rechtsabteilung. Oder, oder, oder.
Verwaltung des Zubehörs, der digitalen Assets, der Struktur
Gute CMS bieten die Möglichkeit, Inhalte jeglicher Form so oft wiederzuverwenden, wie man sie benötigt. Das betrifft Links, die in Bibliotheken zur Verfügung gestellt werden, Grafiken, PDF-Dateien, etc. gleichermaßen. Meist kann man mit wenig Aufwand ganze Kategorien verschieben, ohne dass man überall die Navigation anpassen muss. Selbst mit mächtigen HTML-Generatoren wie GoLive oder Dreamweaver müsste der Autor jede einzelne Seite öffnen, um das Menü entsprechend anzupassen.
Integration in bestehende Websites
Der wohl unschlagbarste und größte Vorteil von CMS besteht jedoch darin, dass man die meisten von ihnen auch teilweise in bestehende Websites integrieren kann. So ist es möglich, einen Online-Shop durch den Einsatz eines CMS um einen ausgedehnten Informationsbereich zu erweitern.